Een succesvol evenement begint met een goede planning. Of je nu een congres, seminar, personeelsdag of productlancering organiseert – een heldere tijdlijn helpt je overzicht te houden, risico’s te vermijden en het maximale uit je budget én bezoekers te halen. Maar wanneer begin je met wat? In dit blog lees je hoe een ideale tijdlijn eruitziet: van eerste idee tot evaluatie achteraf.
6 tot 12 maanden van tevoren: de basis leggen
Doel en doelgroep bepalen
Begin met het formuleren van de doelstellingen. Wil je informeren, inspireren, netwerken of juist activeren? Wie wil je bereiken, en wat moeten zij meenemen uit het event?
Locatie vastleggen
Goede locaties zijn vaak ruim van tevoren volgeboekt. Kies een locatie die past bij je doelgroep, capaciteitseisen, bereikbaarheid en gewenste sfeer. Denk ook na over technische faciliteiten, catering en parkeergelegenheid.
Datum prikken
Kies een datum ruim van tevoren. Houd rekening met vakanties, feestdagen en branche-specifieke evenementen om dubbele boekingen te voorkomen.
4 tot 6 maanden van tevoren: inhoud en structuur
Programma op hoofdlijnen
Stel een eerste programma op. Denk aan de opbouw van de dag, mogelijke sprekers, workshops of break-outsessies.
Sprekers en partners benaderen
Populaire sprekers of dagvoorzitters zitten vaak vroeg vol. Leg dit zo snel mogelijk vast. Werk je met sponsors of partners? Begin dan ook met het betrekken van deze partijen.
Eerste communicatie
Zet een save-the-date uit en begin met je communicatieplan. Zorg dat je doelgroep het event op de radar heeft.
2 tot 4 maanden van tevoren: uitwerking en promotie
Details invullen
Werk het programma uit. Wie spreekt waar, wat gebeurt wanneer, welke techniek is nodig? Maak draaiboeken en stem af met de locatie.
Promotie en inschrijvingen
Zet een goede promotiecampagne op via e-mail, social media en eventueel partners. Maak het eenvoudig om je in te schrijven en houd bij hoeveel mensen zich aanmelden.
Catering & techniek
Stem alle wensen af met de locatie: catering, AV-techniek, registratiebalie, bewegwijzering, etc.
2 tot 4 weken van tevoren: voorbereiden en finetunen
Laatste checks
Check inschrijvingen, bevestig nogmaals alle afspraken met leveranciers en sprekers. Loop het draaiboek door met je team en de locatie.
Materiaal en productie
Laat eventuele banners, hand-outs of give-aways drukken. Denk ook aan naamkaartjes, badges en registratie-instructies.
Reminder deelnemers
Stuur deelnemers praktische informatie: tijden, locatie, routebeschrijving, parkeertips en eventueel het programma.
Dag van het evenement: uitvoeren en begeleiden
Coördinatie op locatie
Zorg dat iedereen weet wat zijn/haar taak is. Houd het draaiboek bij de hand, los eventuele issues direct op en houd contact met de locatie.
Gastvrijheid
Van ontvangst tot afsluiting: zorg dat deelnemers zich welkom voelen. Een vriendelijke ontvangst, duidelijke informatie en goede begeleiding maken het verschil.
1 tot 2 weken na afloop: evalueren en opvolgen
Evaluatie
Vraag feedback van bezoekers en het team. Wat ging goed? Wat kan beter? Gebruik dit om je volgende event nog sterker neer te zetten.
Bedankcommunicatie
Stuur een bedankmail of aftermovie. Deel eventueel presentaties of foto’s na afloop.
Resultaten analyseren
Bekijk de opkomst, leadgeneratie, sociale interactie en andere KPI’s die je vooraf had opgesteld. Lijkt dit je nou allemaal erg veel werk? Dan kunnen de eventmanagers je vaak helpen bij het bewaken van de tijd. Soms zit deze service bij de huur van de locatie zoals bij Spant, soms ook niet.
